在香港，公司秘書在企業運作中扮演着核心而關鍵的角色。雖然他們的工作多數在幕後進行，但其職責實際上貫穿企業的法律、合規及管治框架。

本文將聚焦於公司秘書在日常工作中所處理的核心事項，並清楚說明公司秘書與一般行政秘書之間的分別。

「日常工作」對公司秘書而言，代表甚麼？

公司秘書的日常工作，並非重複性的文書處理，而是一系列持續進行、確保公司長期合規與管治穩定的工作。

這些工作通常可歸納為三大範疇：

• 企業管治支援

• 法定及行政紀錄管理

• 法律與合規監察

這三者共同構成一間公司能夠穩健運作的基礎。

一、支援企業管治運作

企業管治關乎公司如何作出決策、如何記錄決策，以及如何確保問責。在香港，公司秘書在落實企業管治方面擔當重要角色。

其日常工作包括：

• 就董事的法定責任與義務提供意見

• 確保董事會及股東會的決策有完整紀錄

• 協助維持公司內部的透明度與問責機制

• 確保管治程序符合監管期望

隨着市場及監管對企業管治要求不斷提高，公司秘書的管治支援角色亦愈趨重要。

二、維護法定紀錄及公司資料

公司秘書其中一項最重要、亦最持續的日常工作，是確保所有法定紀錄準確及最新。

這通常包括：

• 董事、股東及高級人員名冊

• 股本及持股變動紀錄

• 決議、會議紀錄及公司章程

• 公司基本資料的最新狀態

這些紀錄不僅是合規要求，亦在審計、盡職審查、銀行往來及公司交易中發揮關鍵作用。

三、安排及支援董事會運作

董事會及股東會議是公司決策的核心，而公司秘書負責確保這些會議能有序進行。

日常工作包括：

• 準備會議議程及相關文件

• 安排會議時間及流程

• 記錄準確的會議紀錄及決議

• 跟進會後需要執行的事項

透過一致而有系統的處理方式，公司秘書確保所有決策具備法律效力及可追溯性。

四、法律與合規監察

公司秘書亦是公司面對合規風險時的第一道防線。

其日常合規工作包括：

• 監察法定申報期限

• 準備及提交周年申報表及相關文件

• 確保公司遵守《公司條例》（第 622 章）

• 留意法例更新並評估對公司的影響

這些持續性的監察，有助公司避免延誤申報、違規及不必要的法律風險。

五、擔當協調與溝通角色

在實務運作中，公司秘書往往是多方之間的重要協調點，包括：

• 董事及股東

• 法律及會計顧問

• 政府部門及監管機構

• 公司內部不同部門

透過集中溝通與文件管理，公司秘書能確保資訊一致、準確，並有正式紀錄。

行政秘書 vs 公司秘書：有何分別？

雖然名稱相似，但兩者在職責及責任層面上有明顯差異。

行政秘書

行政秘書主要負責辦公室支援工作，例如：

• 安排日程及處理通訊

• 文件整理及歸檔

• 協助日常行政運作

此角色以支援效率為主，並不涉及法定責任。

公司秘書

公司秘書則屬於較高層次的專業角色，負責：

• 法定合規

• 企業管治流程

• 董事會及股東行政事務

• 公司法律及法定紀錄管理

公司秘書處於法律、管治與管理之間的交界，並非一般行政職位。

為何這些「日常工作」如此重要？

公司秘書的日常工作或許不顯眼，但其影響深遠，包括：

• 公司是否合規

• 管治是否可信

• 能否迅速應對審計或盡職審查

• 整體營運是否穩定

當這些工作處理妥當，公司往往不會察覺；
一旦出現疏漏，後果卻可能即時而嚴重。

結語

香港公司秘書的日常工作遠不止行政支援，而是企業合規與管治運作的基石。

透過維護紀錄、支援管治流程、監察合規及協調持份者，公司秘書確保企業能在法規框架下穩健運作。即使其工作多數在幕後完成，卻對企業成功至關重要。

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