對於在香港營運的企業而言，實體管理涵蓋合規、治理、文件管理，以及與不同持份者之間的協作。不同團隊的工作模式、責任分工與監管壓力各有不同，一套系統是否「合適」，往往比它「包含多少功能」更為關鍵。

以下七個評估重點，來自我們與香港公司秘書、法務、合規及行政團隊的實務觀察，也是在 2024 年選擇實體管理系統時，最值得關注的功能方向。

1. 是否真正支援香港的合規與法規環境

香港的公司法規及實務流程具高度在地性，包括《公司條例》、《商業登記條例》，以及公司秘書日常處理的法定事項。

在評估系統時，可留意平台是否：

• 配合香港常見的合規要求與文件類型

• 能清楚呈現法定責任與時間表

• 不需要大量自行調整或「勉強套用」外地流程

適合香港團隊的系統，應降低理解與轉換成本，而非增加額外負擔。

2. 資料安全與私隱保護是否足夠清晰

實體管理涉及董事、股東個人資料、公司文件及決策紀錄，資料安全屬於基本要求，而非附加選項。

評估時可關注：

• 是否具備清楚的存取權限設計

• 資料是否只對相關人士開放

• 是否符合香港對私隱及資料保護的基本期望

良好的安全設計，能讓團隊安心使用系統，而不需反覆確認風險。

3. 是否能與現有工作流程自然配合

實體管理並非獨立存在，而是與會計、人事、法務及行政工作緊密相關。

一套實用的系統應能：

• 減少重複輸入資料

• 支援跨部門協作

• 避免形成新的資料孤島

效率提升，往往來自流程順暢，而非增加更多工具。

4. 報告與整體概覽是否「即時可用」

不少團隊的實際痛點在於：資料雖然存在，但分散各處，難以快速掌握狀況。

理想的系統應提供：

• 清晰的整體概覽（例如待辦事項與狀態）

• 可即時查閱的實體資料

• 有助回應內部或外部查詢的結構化資訊

若每次查資料都需要翻找多個檔案，系統價值自然有限。

5. 使用介面是否易於上手，並支援中英文

香港團隊普遍同時使用英文及繁體中文文件，使用者背景亦不盡相同。

評估時可留意：

• 介面是否直觀，無需長時間培訓

• 是否支援英文及繁體中文操作或文件

• 是否降低新成員的上手成本

系統愈容易被使用，實際落地效果往往愈好。

6. 文件管理是否貼合實際工作情境

公司秘書及行政團隊日常處理大量文件，包括公司章程、董事決議、法定表格等。

實用的文件管理應包括：

• 清楚的分類與版本紀錄

• 容易搜尋與分享

• 能支援中英文文件並保持一致性

文件管理的關鍵，不在於儲存數量，而在於準確與可追溯。

7. 系統是否能隨業務發展而調整

企業規模與結構會隨時間變化，實體管理需求亦然。

評估時可思考：

• 是否能支援更多實體或使用者

• 是否可在不大幅重整流程下擴展

• 是否避免為未必需要的複雜功能付費

合適的系統，應隨團隊成長而調整，而非成為限制。

功能之外，更重要的是「合適度」

在 2024 年，評估實體管理系統，重點不在於比較功能清單，而在於回到實際問題：

• 是否減少日常協調與重複工作

• 是否提升透明度與資料可信度

• 是否讓不同持份者更容易協作

真正合適的系統，往往不是最複雜的一套，而是最貼近團隊實際運作方式的一套。

Smoooth 如何協助您為未來的實體管理方式做好準備

隨着合規要求與治理期望持續提高，愈來愈多團隊開始重新檢視現有的實體管理方式。

Smoooth 將實體資料、文件、工作流程及持份者協作集中於同一個可靠的工作空間，協助團隊在不增加複雜度的情況下，建立更清晰、有序的管理方式。歡迎 了解更多 Smoooth，或 建立免費帳戶，直接體驗平台功能。