董事會會議是企業決策與策略規劃的核心環節。重大方向、關鍵決定及監督管理層的職能，均在董事會會議中完成。對香港的公司秘書而言，確保董事會會議有效運作，不僅是行政工作的一部分，更是企業管治的重要責任。

由議程規劃、合規安排、會議記錄，以至行動事項的跟進，公司秘書在每一個環節中都扮演關鍵角色。本文將從實務角度出發，為香港公司秘書整理一套可行的董事會會議建議。

1. 以清晰而有紀律的規劃作為起點

一場高效的董事會會議，往往在會議開始前已經奠定基礎。

制定清晰議程
公司秘書應與主席及高級管理層緊密合作，制定聚焦重點的議程，涵蓋策略、財務表現、風險管理及合規事項。議程過於冗長，容易影響討論深度與決策效率。

提前發放會議文件
議程及相關文件應於會前充分時間發送予董事，讓董事能夠預先閱讀及準備，避免在會議中花費過多時間補充背景資訊。

2. 善用科技提升參與度與資訊可及性

隨著企業營運模式改變，科技已成為董事會運作的重要支援。

虛擬及混合會議安排
在董事未能親身出席的情況下，可使用安全可靠的視像會議工具進行虛擬或混合會議，並確保所有程序符合法律及公司章程要求。

數碼化會議文件
使用安全的數碼平台管理董事會文件，有助董事隨時存取最新版本，同時保障資料私隱與機密性。

3. 促進有結構、有建設性的討論

董事會的價值，在於高質素的討論與判斷。

協助維持討論重點
雖然主席主導會議，但公司秘書可在旁協助，確保討論圍繞議程進行，並適時提醒時間分配。

促進均衡參與
鼓勵所有董事表達意見，有助避免討論被少數聲音主導，提升決策的全面性與質素。

4. 確保符合法規與企業管治要求

在香港，董事會會議必須嚴格遵守相關法律及管治規範。

遵守法定及公司章程要求
公司秘書需確保會議召集、程序及決議符合《公司條例》及公司章程的規定。

準確會議記錄
會議紀錄應清楚、中立地反映決定、討論重點及行動事項。完善的會議紀錄不僅是管治基礎，亦有助日後合規及法律保障。

5. 有效管理會議時間

良好的時間管理能直接提升會議成效。

清晰時間分配
為每項議程設定合理時間，避免個別議題過度佔用會議時間。

準時開始與結束
準時是專業表現的一部分，亦能建立董事對會議流程的信任。

6. 支援董事持續學習與資訊更新

董事會會議亦是提升董事整體判斷力的重要機會。

專題簡報與外部分享
在合適情況下，可邀請專家進行簡短分享，或提供行業、法規相關資料，協助董事作出更全面的判斷。

7. 會後跟進與行動事項追蹤

董事會會議的成效，最終取決於決定是否落實。

清楚列明行動事項
會後整理行動事項清單，清楚列出負責人及完成期限，並分發予相關人士。

持續監察進度
於後續會議中匯報進展，有助建立問責文化，確保決策不流於形式。

總結

高效的董事會會議是良好企業管治的重要基石。在香港，公司秘書在確保會議有序、合規及具實質成效方面，發揮不可或缺的作用。

透過周詳規劃、清晰紀錄、有效跟進及適當運用科技，公司秘書能顯著提升董事會運作質素，從而支援企業作出更穩健的決策。

隨著董事會及管治流程日益複雜，愈來愈多公司秘書開始使用數碼工具來集中管理會議文件、決議及行動事項，提升透明度與可追溯性。若你希望了解現代化平台如何協助董事會與管治工作，可以 進一步了解 Smoooth，或 建立免費帳戶 親身體驗平台功能。