公司治理在理論層面上鮮少出錯

從理論層面來看，公司治理一向具備清晰框架。

公司秘書負責準備文件，董事作出決策，股東獲得通知，相關紀錄亦會妥善保存，一切看似有條不紊。

在實際運作中，治理問題很少源於團隊不了解其責任。
更多情況下，問題來自於參與治理的人數眾多，卻未能在同一資訊背景、脈絡及節奏下協作。

表面上看似合規或效率問題，其本質往往是協作結構上的斷層。

公司治理本質上是一項多持份者的工作

即使公司架構相對簡單，治理工作亦很少只由單一人士或團隊完成。

一般會涉及：

• 處理日常事務的公司秘書或內部行政團隊

• 在關鍵時刻需要作出批准或決策的董事

• 參與日常治理事務相對較少的股東或最終實益擁有人

• 在特定情況下，亦包括外部顧問、核數師或銀行

問題並非持份者缺乏合作意願，而是公司治理並非其日常工作的主要部分。

當需要即時作出回應或決定時，相關人士往往需要在短時間內重新建立背景，而協作摩擦正是在此過程中產生。

團隊經常遇到的協作摩擦情況

以下情況在不同規模的公司中反覆出現：

缺乏完整背景下的即時批准

董事通常不會持續追蹤實體資料。當被要求批准文件時，往往需要：

• 翻查過往文件以重新理解背景

• 再次向團隊索取歷史紀錄

• 或在資訊有限的情況下直接簽署，以配合工作進度

股東與最終實益擁有人面對更大的資訊落差

股東一般較少參與日常治理工作。當需要審閱或確認事項時，往往需要：

• 查閱多條電郵紀錄

• 搜尋不同通訊工具中的對話

• 再次提出已曾討論的問題

「最新版本」難以辨識

不同時間、由不同人士準備的文件分散存放，各自看似正確，卻難以即時確認最終版本。

進度與責任不夠清晰

團隊未必能即時掌握：

• 哪些人士已作出回應

• 哪些事項仍待處理

• 文件是否已完成審閱或批准

重複且耗時的跟進工作

多數情況並非源於拖延，而是缺乏一個可供所有相關人士共同查閱的進度視角。

上述情況並非能力或態度問題，而是在缺乏共同結構下自然產生的結果。

公司治理摩擦所帶來的隱性成本

部分後果相對明顯，例如申報延誤或臨近截止期限所帶來的壓力。

然而，更多成本往往被長期忽略，包括：

• 因資訊分散而增加的合規風險

• 審計時難以重建完整的決策與批准過程

• 行政及治理團隊因長期跟進而產生的工作疲勞

• 董事及股東對治理流程的信心下降

• 問題一旦外顯，對公司聲譽造成影響

治理摩擦通常並非即時顯現，而是在時間推移中逐步累積。

為何傳統工具難以解決上述問題

不少現有治理工具，從設計之初便未有充分考慮持份者協作的實際需要。

• 電郵 雖然即時，但缺乏結構與可追溯性

• 共享雲端資料夾 能儲存文件，卻無法反映狀態與背景

• 即時通訊工具 提升溝通速度，卻令紀錄分散

• 企業級系統 對偶爾使用的董事或股東而言過於複雜

關鍵在於，多數工具只支援「執行工作的使用者」，而將與董事、股東之間的溝通與協作排除於系統之外。

結果是，最需要理解完整背景的人，反而最難即時取得相關資訊。

重新理解公司治理問題的本質

當治理出現問題時，常見的應對方式包括：

• 增加提醒次數

• 加強監控機制

• 設立更多程序與清單

然而，治理並不會因壓力而自然改善。

真正的改善來自於讓所有相關人士在同一資訊基礎下運作，理解相同背景，並在清晰情況下作出行動。

公司治理不僅是完成程序，
更是圍繞準確且共享的資訊，協調不同角色之間的工作。

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