在香港，資產負債表、損益表、核數報告及董事報告等文件，構成公司履行財務及法定責任的基礎。雖然這些文件由會計師及核數師負責編製，但公司秘書在其背後所扮演的財務管治角色，卻經常被低估或誤解。

公司秘書並不負責記帳或編製財務報告，而是確保相關財務文件有正確的法定資料作支持、由合適人士批核，並按照《公司條例》規定妥善存檔及申報。

釐清界線：會計工作 vs 財務管治

「公司秘書會否負責會計紀錄及財務報告？」不少中小企負責人都有這個疑問。
為避免混淆，相關職責其實可以清楚劃分：

• 會計師及核數師

  • 編製會計紀錄及財務報告

  • 出具核數報告

  • 就會計準則及稅務事宜提供專業意見

• 董事

  • 承擔保存妥善會計紀錄的法定責任

  • 批核資產負債表、損益表及董事報告

• 公司秘書

  • 協調批核流程及法定申報

  • 確保法定紀錄與財務披露一致

  • 維持財務報告相關文件的管治準確性

簡單來說，答案是：否。
公司秘書站在財務、管治及合規的交界位置，確保獲批核及提交的文件，真實反映公司最新的法律及法定狀況。

公司秘書在財務管治中的實際價值

即使不負責編製財務數據，公司秘書仍然在多個關鍵層面，實際支援公司的財務管治。

確保董事及高級人員資料最新

財務報表及核數報告通常需要：

• 正確的董事資料

• 有效的董事批核及簽署

在現實中，錯誤並不少見，例如：

• 批核文件誤發予已離任董事

• 董事報告內仍顯示過時的個人資料

公司秘書可透過以下方式避免問題：

• 維持最新的法定登記冊

• 確認現任董事、公司秘書及授權簽署人

• 協調由正確人士進行批核

從而減少批核無效或文件被退回的風險。

支援股本及權益資料的準確披露

資產負債表中的股本及權益數字，高度依賴法定紀錄，特別是在出現以下情況時：

• 股份轉讓

• 股份配發

• 股東或持股比例變動

公司秘書確保：

• 成員登記冊為最新狀態

• 歷史變動有完整紀錄

• 財務報表中使用的權益資料與法定紀錄一致

有助避免會計數字與公司申報資料出現不一致。

協調董事會批核及管治紀錄

財務報表在提交前，必須：

• 獲董事會批核

• 有董事會決議或書面決議支持

• 具備完整法定紀錄

公司秘書負責：

• 編備及保存批核財務報表及核數報告的董事會決議

• 記錄批核日期及簽署人

• 確保已批核版本與提交版本一致

這些管治紀錄，在核數、盡職審查或監管查詢時尤其重要。

支援核數及監管查詢

在核數或監管檢查期間，公司秘書會：

• 提供已批核的財務報表及決議文件

• 協助核實董事批核及法定一致性

• 解釋公司在不同時期的管治變動背景

他們的角色並非解釋數字，而是確保圍繞數字的管治脈絡清晰、可追溯、站得住腳。

為何這層管治支援如此重要

不少財務申報問題，並非源於計算錯誤，而是來自：

• 董事或股東資料過時

• 股本紀錄未能對齊

• 批核紀錄缺失或不清晰

公司秘書正正扮演最後一道管治把關角色，減少延誤申報、監管查詢及不必要修正的風險。

總結

公司秘書並非會計師，也不負責編製財務報表或核數報告。他們的價值在於財務管治：確保資產負債表、董事報告及核數報告等文件，有準確的法定紀錄及有效的批核作支持。

當會計工作與管治支援能夠互相配合，企業便能達致更高準確度、更強合規性，以及更順暢的監管應對。

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