對於在香港處理企業治理、合規及公司秘書工作的團隊而言，日常接觸的大量資料都帶有高度敏感性：董事個人資料、地址、持股紀錄、公司結構、決議文件等。隨著更多流程數碼化，效率提升之餘，大家的關注也愈來愈明確：

資料到底是否被安全、負責任、合規地處理？

在 SaaS 工具中，數據私隱並非純技術問題，而是治理的一部分，是客戶信任你、信任你的流程、信任你的專業的核心。

以下便是為何數據私隱在實體管理中特別關鍵，以及像 Smoooth 這類平台如何處理這些責任。

為何數據私隱在實體管理中格外重要？

公司秘書以及內部治理團隊處理的資訊，往往涉及：

• 身份證明文件

• 住址及個人聯絡資料

• 公司法定紀錄

• 董事及股東變更

• 架構及持股關係

• 決議及批核流程

這些不只是「業務資料」——
它們是具法律、財務與聲譽後果的個人與企業數據。

因此，私隱的重要性體現在三個層面：

1. 信任與專業責任

客戶將高度敏感的資料交予團隊處理。
任何資料處理失誤，即使細微，也可能：

• 破壞客戶信任

• 造成個人風險

• 影響企業的治理可信度

對企業治理工作者來說，數據私隱不只是合規，而是專業的基本要求。

2. 滿足本地與國際監管要求

無論是香港《個人資料（私隱）條例》（PDPO）或全球的 GDPR 等框架，
團隊都需要依循清晰且負責任的資料處理方式。

好的 SaaS 工具應該預設支援負責任的做法，例如：

• 安全的資料處理

• 明確的存取界線

• 透明的資料使用方式

• 清晰的保留與刪除流程

使用者不應需要具備專業技術才可維護私隱安全。

3. 降低營運與治理風險

缺乏良好私隱保護會帶來：

• 未經授權的資料存取

• 過時資料被錯誤使用

• 文件散落於 Email／WhatsApp

• 敏感資料意外外洩

對治理團隊而言，這些不止是操作問題，而是風險與責任。
良好私隱 = 良好治理基礎。

一個 SaaS 工具應具備的私隱保障標準

市場上每款 SaaS 產品的做法不同，但基本上，企業應期望以下標準：

加密與安全儲存

資料在傳輸及存放時應保持加密，
即使被攔截也無法被讀取。

透明且易理解的資料使用方式

用戶應清楚知道：

• 平台收集了哪些資料

• 為何需要收集

• 如何保存

• 誰可存取

私隱政策不應模糊或複雜。

合理且界線清晰的存取控制

工具應協助團隊控制資料可查看範圍，如：

• 實體資訊

• 文件

• 記錄與名冊

• 個人資料

而方法應簡單、不複雜，也不會妨礙工作流程。

不進行不必要的資料處理

平台不應收集與實體管理無關的資訊，也不應：

• 過度追蹤

• 收集過量資料

• 用於未經同意的用途

資料越少被處理，風險越低。

Smoooth 如何處理數據私隱

Smoooth 是專為香港團隊處理實體管理而設的平台，我們的核心原則十分直接：

保護資料、限制不必要的存取、並以透明方式處理。

我們的方式包括：

全面加密，作為基本設計

所有資料（包括個人與公司信息）在傳輸與儲存時均被加密，
確保敏感資料不會被未授權者讀取。

清晰、簡單、透明的資料處理方式

我們的私隱條款清晰列明：

• 收集哪些資料

• 收集的目的

• 如何保護

• 如何提出刪除或支援要求

清晰是有意為之 — 私隱不應讓人感到複雜。

以真實治理流程為基礎的角色管理

Smoooth 設計了兩個簡單而實用的角色：

• CS / Admin 角色：負責處理工作

• Stakeholder 角色：董事／股東只可查看與其相關的資訊、文件及批核項目

不提供過度複雜的權限系統，避免妨礙工作。
剛剛好、清晰、安全。

僅處理實體管理所需資料

Smoooth 不會：

• 處理與工作無關的資料

• 用戶資料作不相關的用途

• 銷售、交換資料

• 進行過度背景處理

設計每個功能時，我們都以 “私隱為前” 的原則思考。

展望未來：私隱將成為治理的重要一環

人工智能、數碼化以及跨平台協作都讓私隱議題變得更複雜。
但對治理團隊來說，有一點不會改變：

治理的質素取決於資訊的質素，而資訊的質素取決於私隱與安全。

企業需要的，是支援：

• 負責任的資料處理

• 清晰的實體視圖

• 安全的存取

• 透明的政策

而 SaaS 工具也必須反映這些價值。

結語

實體管理涉及企業最敏感的資料。
保障私隱不只是法規要求，更是企業治理的核心基礎。

私隱不是一項功能，而是一份責任。
Smoooth 的設計正是以此為原點，提供清晰、可靠及安全的實體管理體驗。

Smoooth 如何協助企業在實體管理中提升數據私隱

良好治理始於對資料的負責任管理。Smoooth 以安全、結構化的方式集中管理實體資料、文件與協作，讓團隊與持份者共享一致而可靠的資訊來源。如果你希望以更清晰、更安全的方式管理公司紀錄，歡迎 了解更多 Smoooth，或 建立免費帳戶直接體驗平台。